#10 KI, wie gut ist Deine Antwort? Fakten zum Einsatz künstlicher Intelligenz in der Steuerberatung.

KI, wie gut ist Deine Antwort?

Fakten zum Einsatz künstlicher Intelligenz in der Steuerberatung.

Es gibt kaum noch eine Veranstaltung, einen Newsletter oder ein Magazin, in dem es nicht um Digitalisierung bzw. viel mehr um den Einsatz von KI – also künstlicher Intelligenz – in Steuerkanzleien geht. Was kann KI? Welche Vorteile hat das ganze? Löst die KI vielleicht sogar das Fachkräftethema? Natürlich ist auch die Rede von vielen neuen Tools und von älteren, die mit KI ganz neue Features liefern.

Bei „So geht sicher“ werfen wir heute einmal mehr einen Blick auf die möglichen Schattenseiten einer vielversprechenden Technologie – man könnte fast sagen, wir sind Schattenseiten-Experten – und sprechen über ein paar Fakten rund um die Sicherheit von KI.

Und damit Hallo und herzlich willkommen bei „So geht sicher“, dem Podcast für Datenschutz und IT-Sicherheit in der Steuerkanzlei. Ich bin Christine Munker, Datenschutzberaterin und Geschäftsführerin der Munker Privacy Consulting GmbH.

Dankbarerweise sind wir bei weitem nicht die Einzigen, die sich mit den Schattenseiten von KI befassen. Wie wichtig die Sicherheit und auch die Auswirkungen des Einsatzes von KI auf unser tägliches Arbeitsleben und auch das private Umfeld sind, wird aktuell weitreichend diskutiert. Doch warum ist dieses Thema so „heiß“?

Eine künstliche Intelligenz – also eine Software, die uns eigenständig Antworten auf durchaus komplexe Fragen liefert, oder Bilder gestaltet, oder Artikel schreibt und und und – erwirbt ihr Wissen – ähnlich wie wir Menschen – durch das lernen anhand vorhandener Informationen. Füttert man die KI mit Daten, kann sie in bisher nicht dagewesener Art und Weise diese Daten durchsuchen, analysieren, kombinieren, und neue Inhalte daraus entstehen lassen. Was die KI nicht kann – und das unterscheidet sie zum Glück von uns Menschen – ist, aus dem vorhandenen Wissen neue Schlüsse zu ziehen oder die Ergebnisse kritisch zu hinterfragen.

Hier kommen wir zum ersten wichtigen Punkt beim Einsatz dieser Technologie: KI kann immer nur so schlau sein, wie die Informationen, aus denen sie gelernt hat. Diese können veraltet sein. Oder schon von Anfang an nicht richtig gewesen sein. KI kann Informationen nicht auf Richtigkeit oder Aktualität bewerten. Und es kann zu fehlerhaften Rückschlüssen kommen, z.B. wenn gleichnamige Personen verwechselt werden.

Hier kommen wir zum ersten wichtigen Punkt beim Einsatz dieser Technologie: Erfinden wir ein ganz einfaches Beispiel rund um Monika Maier. Diesen Namen gibt es ganz bestimmt mehrfach. Eine Monika Maier ist berühmte Sängerin. Die andere Monika Maier eine exzellente Unternehmensberaterin, über die sie mehr erfahren und sie im Anschluss ggf. für einen kniffligen Fall engagieren möchten. Sie befragen eine KI, wie z.B. ChatGPT in einer Suchanfrage wie „Stelle alle Informationen über Monika Maier und ihre Spezialisierung in der Unternehmensberatung sowie zu Referenzfällen zur Verfügung und finde heraus, ob sie aktuell neue Aufträge annimmt.“ Sie ahnen vielleicht, was passieren könnte. Die Sängerin Monika Maier hat auf Ihrer Website eine längere Auszeit ab Anfang des Jahres angekündigt, ein Internetportal veröffentlicht den Hinweis ohne näheren Bezug auf die Sängerin, und schon bekommen Sie das Ergebnis, dass die von Ihnen gesuchte Unternehmensberaterin zur Zeit keine Aufträge annimmt.

Hier kommen wir zum ersten wichtigen Punkt beim Einsatz dieser Technologie: Hätten Sie „Gegoogelt“ und die zu Grunde liegenden Infos selbst durchsucht, hätten Sie bemerkt, dass es sich um zwei verschiedene Personen handelt. Die KI merkt soetwas nicht unbedingt. Das gleiche kann übrigens der Sängerin passieren, wenn sie aus ihrer Auszeit zurückkommt, die KI aber nicht mit den aktuellsten Daten gefüttert wurde und Frau Maier immer noch im Urlaub vermutet.

Sie haben verstanden, um was es mir mit diesem Beispiel geht: Künstliche Intelligenz kann in atemberaubender Weise Informationen aufsaugen, analysieren und kombinieren. Sie kann nicht bewerten – schon gar nicht nach verschiedenen Maßstäben - , sie kann nicht richtigstellen und erst recht nicht von alleine vergessen.

Sie haben verstanden, um was es mir mit diesem Beispiel geht: Die Problematik, dass Antworten der KI auf Ihre Fragestellungen auch falsch sein können, lässt Sie bestimmt aufhorchen, und das ganz zu Recht. Für die Nutzung von KI in der Steuerkanzlei bedeutet das also, dass Sie selbst in der Lage sein müssen zu bestimmen, aufgrund welcher Datenbasis eine KI-gesteuerte Lösung Ihnen Ergebnisse liefert. Es bedeutet auch, dass Sie steuern können müssen, welche Datenbestände aus der Datenbasis gelöscht werden müssen, z.B. weil es gesetzliche Änderungen gab. Und Sie sollten – sofern die KI für Analysen Ihrer Mandantendaten herangezogen wird – auch sicherstellen können, dass einzelne Dokumente aus der Analyse herausgenommen werden können. Das gilt beispielsweise für Probeberechnungen oder Was-wäre-wenn-Kalkulationen. Vielleicht wollen Sie auch bestimmte Mandate komplett aus der Datenbasis heraushalten, aus welchen Gründen auch immer. Denken Sie übrigens daran, dass die Nutzung von KI zur Analyse Ihres Mandantendatenbestands auch eine sehr akribische Datenpflege Ihrerseits notwendig macht. Aktuelle Stammdaten und das „Löschen“ oder „Aus der Analyse nehmen“ veralteter Datenbestände ist essentiell, sonst denkt die KI in falschen Mustern.

Sie haben verstanden, um was es mir mit diesem Beispiel geht: Wenn Sie also eine Software in der Kanzlei einsetzen wollen, deren Funktionalität auch oder ausschließlich auf KI basiert, sprechen Sie mit dem Hersteller unbedingt darüber

Sie haben verstanden, um was es mir mit diesem Beispiel geht: Welche Datenbasis durch die Software mitgebracht wird (z.B. für Branchenvergleiche, als Rechtsdatenbank etc.) und wie die Aktualisierung und Pflege dieser Datenbasis sichergestellt wird.

Sie haben verstanden, um was es mir mit diesem Beispiel geht: Ob Sie in der Lage sind, die mitgelieferte Datenbasis auf Ihre Bedürfnisse anzupassen und z.B. bestimmte Rechtsgrundlagen hinzuzufügen oder im Beispiel der Branchenvergleiche Datenbereiche auszusparen.

Sie haben verstanden, um was es mir mit diesem Beispiel geht: Fragen Sie nach, ob veraltete oder faktische falsche Informationen schnell und unkompliziert aus der Datenbasis ausgeschlossen werden können und dann auch sicher nicht mehr in aktuellen Analysen herangezogen werden.

Sprechen Sie über die Analyse Ihrer Datenbestände: wie können Sie Mandate, Leistungsbereiche oder einzelne Dokumente ausschließen.

Sprechen Sie über die Analyse Ihrer Datenbestände: Und klären Sie natürlich auch, ob auch Daten aus Ihrer Kanzlei in eine generelle Datenbasis einfließen, die auch anderen Nutzern der Software zur Verfügung gestellt werden. Dann sollten hier ganz besonders hohe Anforderungen an Anonymisierung und Zugriffsregelungen angesetzt werden.

Sprechen Sie über die Analyse Ihrer Datenbestände: Ganz grundsätzlich sollten Sie sich natürlich auch den Anbieter der Software genauer ansehen, insbesondere hinsichtlich des Datenschutzniveaus, das gewährleistet und vertraglich garantiert wird. Prüfen Sie, ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen werden muss (was in den meisten Fällen der Fall sein dürfte) und lassen Sie besonders dann, wenn die Lösung auf Ihre Mandantendaten zugreift, am Besten auch einen Profi mit auf die Technisch-Organisatorischen Maßnahmen – die Bestandteil der Zusicherungen im Vertrag zur Auftragsverarbeitung sind – schauen.

Sprechen Sie über die Analyse Ihrer Datenbestände: Verschaffen wir uns kurz ein Bild davon, wie KI-gesteuerte Lösungen in der Kanzlei aussehen könnten. Dann wird schnell deutlich, warum die Datenbasis und die Einflussnahme darauf hier so wichtig ist und auch ganz essentiell dazu beiträgt, dass eine KI auch den gewünschten Mehrwert liefert.

Sprechen Sie über die Analyse Ihrer Datenbestände: Es könnte sein, dass Sie künftig keine Antwortschreiben mehr selbst verfassen, sondern ein KI-Tool die eingehende Post analysiert, die zugehörigen Mandantendaten auswertet und den Entwurf einer passenden Antwort vorbereitet. Es könnte z.B. auch sein, dass Sie künftig keinerlei TODO-Liste oder Auftragsverwaltung mehr brauchen, weil die KI automatisch erkennt, welche Fristen als nächstes ablaufen, wo Belege eingegangen sind etc und somit vorschlägt, was als nächstes getan werden sollte. Die gleiche KI kann auch Ihre Mandate automatisch informieren, wenn die Fibu-Belege oder die Est-Unterlagen noch nicht eingegangen sind.

Sprechen Sie über die Analyse Ihrer Datenbestände: Das Knowhow dafür muss die KI lernen, und das passiert durch die zur Verfügung stehende Datenbasis. Ist diese nicht aktuell oder beinhaltet irrelevante oder falsche Bestandteile, kann die KI im besten Fall nicht wirklich helfen, im schlechtesten Fall massiven Schaden anrichten.

Ziehen wir eine Zwischenbilanz:

Der Einsatz von KI-Lösungen in der Kanzlei kann viele Vorteile bringen, wenn man einige Rahmenbedingungen beachtet. Ein wesentlicher Faktor ist, wie besprochen, die Qualität der Daten, von denen die KI lernt. Hier kommt es wesentlich darauf an, dass der Hersteller mitgelieferte Daten wartet und aktuell hält, und auch dass Sie – je nach Art der Lösung – selbst auf einfließende Daten einwirken können. Passen Sie außerdem auf, dass die KI-Lösung nicht zum Sicherheitsrisiko wird: prüfen Sie die notwendigen Sicherheitsmaßnahmen des Herstellers und sprechen Sie über die Funktionsweise der Lösung. Beachten Sie zu guter Letzt auch hier den Faktor Mensch. KI-Lösungen müssen nicht nur technisch funktionieren, sondern auch von Menschen genutzt werden können. Es ist wichtig, dass Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter die Lösungen verstehen und akzeptieren können. Eine gute Schulung und Dokumentation kann hier helfen.

Der Einsatz von KI-Lösungen in der Kanzlei kann viele Vorteile bringen, wenn man einige Rahmenbedingungen beachtet. Ein wesentlicher Faktor ist, wie besprochen, die Qualität der Daten, von denen die KI lernt. Hier kommt es wesentlich darauf an, dass der Hersteller mitgelieferte Daten wartet und aktuell hält, und auch dass Sie – je nach Art der Lösung – selbst auf einfließende Daten einwirken können. Passen Sie außerdem auf, dass die KI-Lösung nicht zum Sicherheitsrisiko wird: Die letzten drei Sätze habe ich übrigens nicht selbst geschrieben, das war ChatGPT. Die Lösung ist mittlerweile sehr umfassend in die Suchmaschine „Bing“ eingebunden. Diese Suchmaschine bietet mehr neben den klassischen Suchergebnissen als Linkliste mittlerweile die KI-Funktion parallel dazu an. Und damit haben wir eine wunderbare Überleitung zum Thema ChatGPT, über das wir an dieser Stelle natürlich auch sprechen sollten.

Der Einsatz von KI-Lösungen in der Kanzlei kann viele Vorteile bringen, wenn man einige Rahmenbedingungen beachtet. Ein wesentlicher Faktor ist, wie besprochen, die Qualität der Daten, von denen die KI lernt. Hier kommt es wesentlich darauf an, dass der Hersteller mitgelieferte Daten wartet und aktuell hält, und auch dass Sie – je nach Art der Lösung – selbst auf einfließende Daten einwirken können. Passen Sie außerdem auf, dass die KI-Lösung nicht zum Sicherheitsrisiko wird: Ich selbst bin absoluter Fan von ChatGPT und nutze die Lösung gerade zur Recherche für Artikel und Podcastfolgen sehr intensiv. Auch für unser Marketing kommt ChatGPT und eine ähnliche KI regelmäßig zum Einsatz. Das ist natürlich auch für Ihre Kanzlei eine Option, ChatGPT macht gerade die Informationssammlung schnell und effizient, wenn Sie einmal verstanden haben, wie die Suchanfragen – sogenannte Prompts – am besten zu gestalten sind.

Der Einsatz von KI-Lösungen in der Kanzlei kann viele Vorteile bringen, wenn man einige Rahmenbedingungen beachtet. Ein wesentlicher Faktor ist, wie besprochen, die Qualität der Daten, von denen die KI lernt. Hier kommt es wesentlich darauf an, dass der Hersteller mitgelieferte Daten wartet und aktuell hält, und auch dass Sie – je nach Art der Lösung – selbst auf einfließende Daten einwirken können. Passen Sie außerdem auf, dass die KI-Lösung nicht zum Sicherheitsrisiko wird: Natürlich liefere ich Ihnen auch hier das ABER zur wirklich schönen Lösung. Wahrscheinlich muss ich das jetzt schon gar nicht mehr selbst tun, denn die Fragen, die wir vorher besprochen haben, müssen Sie nur einmal im Hinblick auf ChatGPT durchgehen. Welche Datenbasis fließt in die Antworten der KI ein? Das wissen wir nicht. Können wir die Datenbasis beeinflussen? Natürlich nicht. Was passiert mit Daten, die wir ChatGPT zur Verfügung stellen, z.B. indem wir ein PDF-Dokument hochladen und um eine Zusammenfassung bitten? Das wissen wir nicht. Können wir die Daten wieder löschen? Nein.

Sie sehen schon, was Sie bei ChatGPT und allen öffentlich zugänglichen KI-Lösungen am Besten tunlichst vermeiden sollten: sensible Informationen oder personenbezogene Daten hochladen oder aber die Ergebnisse, die ChatGPT liefert, ungeprüft weiterverwenden. Das sollten Sie auch mit Ihren Mitarbeitern besprechen und unbedingt Regeln für die Nutzung frei verfügbarer KI-Tools aufstellen. Denken Sie an dieser Stelle auch daran, dass die Nutzung der Ergebnisse auch aus urheberrechtlicher Sicht noch nicht zweifelsfrei geklärt ist. Das ist z.B. dann spannend, wenn Sie sich von der KI Bilder gestalten lassen. Da diese Bilder ja nur auf Basis bisher schon vorhandener Bilder „zusammengestellt“ werden, handelt es sich ja eigentlich um Kopien? Oder findet bei der Neuzusammenstellung von Bildern und Stilen um eine so kreative Eigenleistung, dass ChatGPT das Copyright hat? Dürfen Sie das Ergebnis dann nutzen, oder eher nicht, und wenn ja wofür? Ich weiß z.B. nicht genau, ob einer der Sätze, die ich vorhin von Bing übernommen habe, direkt aus einem Blogartikel stammt und ich, wenn ich die Formulierung direkt in einen eigenen Artikel übernehme, vielleicht gegen Urheberrecht verstoße.

Sie sehen schon, was Sie bei ChatGPT und allen öffentlich zugänglichen KI-Lösungen am Besten tunlichst vermeiden sollten: Mit den gleichen Fragen beschäftigen sich im Übrigen auch die Datenschutzbehörden, wie z.B. die „Taskforce KI“ unter dem Dach der Datenschutzkonferenz (auch DSK abgekürzt), oder im Vorfeld die italienische Aufsichtsbehörde GPDP, die sogar kurzfristig den Betrieb von ChatGPT in Italien untersagt hat. Wirft man einen Blick in den mittlerweile verfügbaren Fragebogen der DSK, dem sich ChatGPT zu stellen hat, geht es im Wesentlichen um die Frage, wie die Datenverarbeitung bei ChatGPT organisiert ist und ob das den Vorgaben der DSGVO entspricht, woher die Datenbasis stammt und ob es für die Nutzung dieser Informationen als Datenbasis einer KI eine Rechtsgrundlage gibt, ob es zu Datentransfers in Drittländer kommt und natürlich noch um diverse weitere Fragestellungen.

Sie sehen schon, was Sie bei ChatGPT und allen öffentlich zugänglichen KI-Lösungen am Besten tunlichst vermeiden sollten: Sie sehen schon, die schöne neue KI-Welt kommt nicht ohne Regeln aus. Und wie bei vielen wirklich vielversprechenden neuen Technologien müssen wir die Entwicklungen erst einmal in Bahnen lenken, die dazu führen, dass diese Technologien auch in der Kanzlei richtig und sinnvoll eingesetzt werden können.

Sie sehen schon, was Sie bei ChatGPT und allen öffentlich zugänglichen KI-Lösungen am Besten tunlichst vermeiden sollten: Unser kurzer Einblick hier im Podcast „So geht sicher“ ist natürlich nicht allumfassend, dazu müssten wir uns wahrscheinlich einen ganzen Tag lang unterhalten. Mein Ziel für heute ist es, Ihnen ein paar kritische Fragen an die Hand zu geben, wenn es um die Nutzung von KI für Ihre Kanzlei geht, Sie für die Probleme zu sensibilisieren, die mit dem Einsatz dieser Lösungen verbunden sind und Ihnen Fakten mitzugeben, die Sie mit Ihren Geschäftspartnern konkret besprechen können, wenn Sie sich für den Einsatz von KI entscheiden. Denken Sie immer an die Schulung Ihrer Mitarbeiter. Wenn Sie unseren Podcast regelmäßig hören, wissen Sie, dass Schulung und Sensibilisierung der Personen, die im Alltag mit den Lösungen umgehen müssen, für uns eine der wichtigsten Maßnahmen sind.

Sie sehen schon, was Sie bei ChatGPT und allen öffentlich zugänglichen KI-Lösungen am Besten tunlichst vermeiden sollten: Damit bin ich wieder einmal am Ende unseres Podcast bzw. unserer heutigen Episode und ich hoffe, dass ich mein Ziel erreicht habe und Sie KI-Projekte mit einem wachsamen Auge auf die wichtigsten Fakten vorantreiben können.

Sie sehen schon, was Sie bei ChatGPT und allen öffentlich zugänglichen KI-Lösungen am Besten tunlichst vermeiden sollten: All die Informationen, die Sie hier im Podcast hören, können Sie übrigens auch in Schriftform direkt in Ihr E-Mail-Postfach bekommen. Für alle, die lieber lesen als hören, gibt es nämlich den „So geht sicher.“ Newsletter, damit liefern wir Ihnen die gleichen News und Infos als Text auf den Tisch. Abonnieren können Sie den Newsletter auf unserer Webseite www.munker.info unter dem Menüpunkt „Kontakt“, den Link dazu stelle ich auch noch hier in die Shownotes.

Sie sehen schon, was Sie bei ChatGPT und allen öffentlich zugänglichen KI-Lösungen am Besten tunlichst vermeiden sollten: Wenn Sie spezielle Themenwünsche haben, oder Fragen zur heutigen Episode, Hinweise oder Kritik, dann schreiben Sie uns gerne, die Kontaktdaten finden Sie wie immer in den Shownotes. Und wenn Sie mehr von diesem Podcast hören wollen, sollten Sie „so geht sicher“ JETZT GLEICH abonnieren. Bis bald!