Hallo und herzlich willkommen zu #sogehtsicher, dem Podcast zu Datenschutz, IT-Sicherheit und KI-Compliance in der Steuerkanzlei. Mein Name ist Christine Munker, ich bin Geschäftsführerin der Munker Privacy Consulting GmbH und ich möchte heute mit Ihnen in den letzten Podcast aus unserer Frühjahrsputzreihe starten. Dafür haben wir ein sehr bisantes und wichtiges Thema ausgesucht, dass wir Ihnen zum Schluss einmal ans Herz legen möchten. Der Kanzlei-Notfallplan.

Wir haben die Woche über aufgeräumt, ausgemistet, organisiert und digital geputzt. Doch der wichtigste Teil Ihres Kanzlei-Frühjahrsputzes ist die Vorbereitung auf den Ernstfall. Ein Notfallplan ist kein „Nice-to-have“ – er ist Ihr Fahrplan für IT-Ausfälle, Leitungsschäden oder Software-Probleme. Richtig gedacht enthält er auch Regelungen für den Ausfall von Entscheidungsträgern in Ihrer Kanzlei. Wir widmen uns heute aber den technischen Themen.

Es geht uns dabei um eine einfache Frage: Haben Sie einen Plan in der Schublade, der sofort funktioniert, wenn am Montagmorgen alle Bildschirme schwarz bleiben?

So einfach diese Frage auch klingt, in vielen Kanzleien ist sie heute noch unbeantwortet. Das Thema Notfallplan bleibt oft liegen. Weil wir im Alltag hoffen, dass alles glattläuft. Und weil es Arbeit ist, einen guten Plan zu erstellen. Wie heisst es so schön? There is no glory in prevention. Doch Souveränität entsteht durch Vorbereitung.

Ich habe drei Fragen für Sie vorbereitet, die eine allererste Version Ihres Notfallplans – mit dem Sie jetzt zeitnah starten sollten, wenn Sie noch keinen haben - auf jeden Fall beantworten muss:

Frage 1: 📞 Wer wird zuerst informiert? Haben Sie eine analoge Liste (also wirklich auf Papier!) mit Notfallkontakten Ihrer IT, der wichtigsten Software-Partner und z.B. Ansprechpartner bei der Bank?

Frage 2: 🔄 Wie kommen Sie an Ihre Daten, wenn wirklich IT kaputt ist? Ist das Backup-Konzept aktuell? Wurde das Rückspielen der Daten (Restore) im letzten Jahr einmal erfolgreich getestet? Funktioniert dieser Prozess wirklich im Notfall?

Frage 3:⚖️ Wer darf entscheiden? Wer übernimmt die Kommunikation gegenüber Mandanten und Behörden (Fristen!), z.B. wenn die Geschäftsführung gerade nicht greifbar ist? Wer ist Ansprechpartner für externe Dienstleister?

Diese Prozesse sollten auf jeden Fall einmal durchdacht, dokumentiert und kommuniziert werden. Und dann bereiten Sie sich für den Notfall bitte aktiv vor. Erstellen Sie eine analoge Notfallmappe: Drucken Sie wichtige Prozesse und Telefonnummern aus, denn bei einem Totalausfall nützt das PDF auf dem Server wenig.

Wichtig ist auch, dass Sie Notfalltechnik bereitstellen. Damit meinen wir nicht nur eine USV, die natürlich sehr sinnvoll ist. Denken Sie auch an das, was Sie brauchen, um kommunikationsfähig zu bleiben. Ein Smartphone und ein Notebook (immer aufgeladen natürlich), auf denen sich z.B. E-Mail-Verteiler und Notfallnummern befinden, sparen im Ernstfall viel Zeit und sie erhalten Ihre Reaktionsfähigkeit.

Fazit: Ein guter Notfallplan gibt Ihnen die Kontrolle zurück. Er sorgt dafür, dass aus einer technischen Störung keine Kanzlei-Krise wird. Und deshalb tragen Sie jetzt gleich Termine ein, um die wichtigsten Unterlagen zu erstellen und sich auf den Notfall vorzubereiten.

Wir haben noch zwei Tipps zu diesem Thema für Sie. Zum einen haben wir ganz am Anfang unseres Podcasts schon mal eine sehr ausführliche Episode zum Thema „Notfallplan“ gemacht, in der wir einige der Themen, die sie vorbereiten und bedenken sollten, detailliert beschrieben haben. Dort finden Sie auch eine Checkliste zum Download, die Sie jetzt aktuell durchgehen können. Wenn Sie nicht in unserem Podcast suchen wollen, schreiben Sie uns, wir schicken Ihnen diese Checkliste gerne zu. Die Kontaktdaten finden Sie in den Shownotes.

Und weil das Thema so brisant ist, halten wir zusammen mit Kooperationspartnern dazu in Kürze ein Webinar, das ich Ihnen sehr ans Herz legen möchte. Infos dazu finden Sie bald auf unseren Social Media Kanälen.

Das war das Finale unserer 7-Tage-Serie! Ich hoffe, Sie konnten wertvolle Impulse für Ihre Kanzlei-Sicherheit mitnehmen und bedanke mich bei Ihnen, dass Sie diesen kleinen Frühjahrsputz mit uns mitgemacht haben.

Wenn Sie Aktionen wie diese oder unsere regulären Podcastfolgen weiterhin nicht verpassen wollen, abonnieren Sie am Besten jetzt gleich unseren Podcast #sogehtsicher, den finden Sie auf unserer Homepage www.munker.info oder in allen gängigen Podcast-Apps. Folgen Sie uns, wenn Sie mögen, gerne auf LinkedIn, Facebook oder Instagram, auch dort finden Sie unsere Tipps zum Frühjahrsputz und natürlich auch laufend jede Menge Informationen rund um Datenschutz, IT-Sicherheit und KI-Compliance in der Steuerkanzlei.

Vielen Dank für Ihre Zeit und bis bald!